文檔掃描和轉換成電信號，通過通信通道傳輸和記錄在列印頁上或在電腦螢幕上顯示的過程。掃描器可與可擕式攝像機，相比，答錄機是類似于辦公室影印機或電腦的印表機。作為掃描的替代方法，可以傳輸電腦記憶體中存儲的文檔。作為錄製的替代方法，可以在電腦記憶體中捕獲並通過光學字元辨識 (OCR) 軟體轉換為電腦可處理文本文本傳真 （傳真） 圖像。電話線路或衛星提供的通信通道。更比傳真單位的 99%都是國際電報和電話諮詢委員會組 3，用於發送業務文檔。，其餘有專門為一些重要的應用程式不能履行的組 3 定制的設計。