Quá trình mà một tài liệu được quét và chuyển đổi thành điện tín hiệu được truyền qua một kênh giao tiếp và ghi lại trên một trang được in hoặc hiển thị trên màn hình máy tính. Máy quét có thể được so sánh với một máy quay phim, và bộ ghi là tương tự như một photocopy văn phòng hoặc một máy in. Là một thay thế để quét, một tài liệu được lưu trong bộ nhớ máy tính có thể được truyền đi. Như là một thay thế cho ghi âm, một hình ảnh văn bản fax (fax) có thể bị bắt giữ trong bộ nhớ máy tính và chuyển đổi thành văn bản máy tính-processable bởi phần mềm nhận dạng ký tự quang học (OCR). Điện thoại đường hoặc vệ tinh cung cấp các kênh giao tiếp. Nhiều hơn 99% Fax đơn vị là điện báo quốc tế và Ủy ban tư vấn điện thoại nhóm 3, được sử dụng cho việc gửi tài liệu kinh doanh. Còn lại có chuyên ngành thiết kế thiết kế riêng cho một số ứng dụng quan trọng mà không thể được hoàn thành bởi nhóm 3.