Den process genom vilken ett dokument är skannade och omvandlas till elektriska signaler som överförs över en kommunikationskanal och registreras på en utskriven sida eller visas på en datorskärm. Skannern kan jämföras med en videokamera, och brännaren är liknar en office kopiator eller en dator skrivare. Som ett alternativ till skanna ett dokument som lagras i datorminne kan överföras. Som ett alternativ till inspelning, en text faksimil (fax) bild kan fångas i datorminne och konverteras till datorn-bearbetningsbar text av optisk teckenläsning (OCR) software. Telefon linjer eller satelliter ger kommunikationskanalen. Mer än 99% av telefax enheter är International Telegraph & Telephone rådgivande kommittén grupp 3, som används för att skicka affärsdokument. Återstoden har specialiserade modeller anpassade för ett antal viktiga tillämpningar som inte kan uppfyllas av grupp 3.