Prosessen som er en dokumentet skannet og konverteres til elektriske signaler som er overført via en kommunikasjonskanal og spilt inn på en side som skrives ut eller vises på en dataskjerm. Skanneren kan sammenlignes med et videokamera, og registreringen er ligner på en kopimaskin office eller en skriver. Som et alternativ til skanning, et dokument som er lagret i datamaskinminnet som kan overføres. Som et alternativ til opptak, kan en teksten Faksimile (fax) bildet fanget i datamaskinminnet og konverteres til datamaskin-processable tekst av programvare for optisk tegngjenkjennelse (OCR). Telefon linjer eller satellitter gir kommunikasjonskanalen. Mer enn 99% av Faksimile enheter er International Telegraph og telefon rådgivende Committee gruppe 3, som brukes til å sende forretningsdokumenter. Resten har spesialisert design som er skreddersydd for en rekke viktige programmer som ikke kan oppfylles av gruppe 3.