Het proces waarmee een document wordt gescand en omgezet in elektrische signalen die worden verzonden via een communicatiekanaal en opgenomen op een afgedrukte pagina of weergegeven op een computerscherm. De scanner kan worden vergeleken met een camcorder, en de recorder is vergelijkbaar met een kopieermachine office of een computer printer. Als alternatief voor scannen, een document dat is opgeslagen in het computergeheugen kan worden overgedragen. Als alternatief voor opname, een tekst facsimile (fax) afbeelding kan worden gevangen in het computergeheugen en geconverteerd naar computer-gegevenscommunicatiesystemen tekst door optische tekenherkenning (OCR) software. Telefoon lijnen of satellieten bieden het communicatiekanaal. Meer dan 99% van facsimile eenheden internationale telegraaf en telefoon Raadgevend Comité groep 3 zijn, gebruikt om zakelijke documenten te verzenden. De rest hebben gespecialiseerd ontwerpen op maat gemaakt voor een aantal belangrijke toepassingen die niet kunnen worden vervuld door groep 3.