Il processo mediante il quale un documento è scansionato e convertito in segnali elettrici che sono trasmessi su un canale di comunicazione e registrati su una pagina stampata o visualizzati sullo schermo del computer. Lo scanner può essere paragonato con una videocamera e il registratore è simile a una fotocopiatrice ufficio o un computer stampanti. In alternativa alla scansione, può essere trasmesso un documento memorizzato nella memoria del computer. Come alternativa alla registrazione, un testo immagine fax (fax) può essere catturati nella memoria del computer e convertito in testo calcolatore lavorabile da software di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Telephone lines o satelliti forniscono il canale di comunicazione. Più di 99% delle unità facsimile sono International Telegraph and Telephone Consultative Committee gruppo 3, utilizzati per l'invio di documenti aziendali. Il resto è specializzati disegni su misura per un certo numero di importanti applicazioni che non può essere soddisfatta dal gruppo 3.