Proses yang dokumen dipindai dan diubah menjadi sinyal-sinyal listrik yang ditransmisikan melalui saluran komunikasi dan direkam pada halaman dicetak atau ditampilkan pada layar komputer. Pemindai dapat dibandingkan dengan kamera, dan perekam mirip dengan kantor fotokopi atau printer komputer. Sebagai alternatif untuk pemindaian, dokumen yang disimpan dalam memori komputer dapat ditularkan. Sebagai alternatif untuk rekaman, citra faksimili (fax) teks yang dapat diambil dalam memori komputer dan dikonversikan ke dalam teks komputer-processable oleh optical character recognition (OCR) perangkat lunak. Telepon garis atau satelit menyediakan saluran komunikasi. Lebih dari 99% dari unit faksimili International Telegraph and Telephone Consultative Committee grup 3, digunakan untuk mengirimkan dokumen bisnis. Sisa memiliki khusus desain yang disesuaikan untuk sejumlah aplikasi penting yang tidak dapat dipenuhi oleh grup 3.