Η διαδικασία με την οποία ένα έγγραφο είναι σάρωση και να μετατραπεί σε ηλεκτρικών σημάτων που διαβιβάζονται πάνω από ένα κανάλι επικοινωνιών και καταγράφονται σε μια εκτυπωμένη σελίδα ή εμφανίζονται σε μια οθόνη υπολογιστή. Το πρόγραμμα σάρωσης μπορεί να συγκριθεί με μια συσκευή καταγραφής βίντεο και το πρόγραμμα καταγραφής είναι παρόμοιο με ένα γραφείο φωτοαντιγραφική συσκευή ή έναν εκτυπωτή υπολογιστή. Ως εναλλακτική λύση για τη σάρωση, μπορεί να μεταδοθεί ένα έγγραφο που είναι αποθηκευμένο στη μνήμη του υπολογιστή. Ως εναλλακτική λύση στην καταγραφή, μια εικόνα του φαξ (fax) κείμενο αποτυπώνεται στη μνήμη του υπολογιστή και μετατρέπονται σε υπολογιστή-επεξεργάσιμων κείμενο από το λογισμικό οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR). Τηλεφωνικές γραμμές ή δορυφόροι παρέχει το κανάλι επικοινωνίας. Περισσότερο από το 99% των τηλεομοιοτυπικές μονάδες είναι διεθνούς και τα τηλέφωνο Συμβουλευτικής Επιτροπής ομάδα 3, που χρησιμοποιείται για την αποστολή επαγγελματικά έγγραφα. Το υπόλοιπο έχουν εξειδικευμένες υποδείγματα σχεδιασμένα για έναν αριθμό σημαντικό οι εφαρμογές που δεν μπορεί να εκτελεσθεί από ομάδα 3.