Den proces, hvorved et dokument scannes og konverteres til elektriske signaler, der transmitteres via en kommunikationskanal og registreres på en udskrevet side eller vises på en computerskærm. Scanneren kan sammenlignes med et videokamera, og optageren er magen til en kopimaskine i office eller en computer printer. Som et alternativ til scanning af et dokument i computerens hukommelse lagres kan overføres. Som et alternativ til indspilning, en tekst facsimile (fax) billede kan erobrede i computerens hukommelse og konverteres til computeren-processable tekst med optisk tegngenkendelse (OCR) software. Telefon linjer eller satellitter give kommunikationskanalen. Mere end 99% af telefax enheder er International Telegraph og telefon rådgivende udvalg gruppe 3, bruges til at sende forretningsdokumenter. Resten har specialiserede design skræddersyet til en række vigtige programmer, der ikke kan opfyldes ved gruppe 3.