Proces, kterým je dokument zkontrolovány a převeden na elektrické signály, které jsou přenášeny přes komunikační kanál a zaznamenán na vytištěné stránce nebo zobrazeny na obrazovce počítače. Skeneru lze srovnávat s kameru, a je obdobou úřad kopírce nebo tiskárně počítače. Jako alternativa ke skenování, lze přenášet dokument uložený v paměti počítače. Jako alternativa k nahrávání, může být text faxu (fax) obraz zachyceny v paměti počítače a převeden na text ke zpracování počítač softwarem pro optické rozpoznávání znaků (OCR). Telefonních linek nebo satelity poskytují komunikační kanál. Více než 99 % faxové jednotky jsou mezinárodní telegrafní a telefonní poradního výboru skupiny 3, používá pro zasílání obchodních dokumentů. Zbývající mají speciální konstrukce na míru pro řadu důležitých aplikací, které nelze splnit všechny skupiny 3.