العملية التي تفحص وثيقة وتحويلها إلى إشارات كهربائية التي تنتقل عبر قناة اتصال والمسجلة على صفحة مطبوعة أو عرضها على شاشة كمبيوتر. يمكن مقارنة الماسح الضوئي مع كاميرا الفيديو، والمسجل شبيه آلة نسخ office أو طابعة كمبيوتر. كبديل للمسح الضوئي، يمكن أن تنتقل مستند مخزن في ذاكرة الكمبيوتر. كبديل للتسجيل، يمكن التقاط في ذاكرة الكمبيوتر صورة فاكس (فاكس) نص وتحويلها إلى نص الكمبيوتر عدد من برمجيات التعرف البصري على الحرف (OCR). خطوط الهاتف أو الأقمار الصناعية توفر قناة الاتصال. أكثر أكثر من 99 في المائة وحدات الفاكس الدولية للبرق والهاتف الاستشاري اللجنة المجموعة 3، تستخدم لإرسال الوثائق التجارية. البقية متخصصة وتصاميم خصيصا لعدد من التطبيقات الهامة التي لا يمكن أن تتحقق بالمجموعة (3).